Zahlreiche freiwillige Spender spenden Ihr Blut, um kranken Menschen oder Unfallopfern zu helfen. Durch standardisierte Verfahren werden höchste Qualitätsanforderungen erfüllt, um die Eignung und Verträglichkeit von Spenderblut für die weitere Verarbeitung festzustellen.

Persönliche Angaben des Spenders, Einverständniserklärungen, Blutspenden und die Resultate der Blutanalysen werden präzise aufgenommen und in der Spenderakte dokumentiert. Wann immer es angebracht ist, wird zum Abgleich auf frühere Ergebnisse zurückgegriffen.

Nicht nur der Gesetzgeber fordert, die Spenderakten viele Jahre aufzubewahren. Fallen – wie in vielen Instituten gängige Praxis – mehrere hundert oder gar tausend Spenden pro Tag an, wird die Organisation der in Papier vorliegenden Dokumente schnell unübersichtlich, aufwändig und fehleranfällig. Das Heraussuchen von Spenderakten für die direkte Einsicht oder das Hinzufügen von Dokumenten zu Spenderakten dauert lange, der Zugriff auf Spenderakten von unterschiedlichen Standorten aus ist fast unmöglich, oder ausgeliehene Spenderakten werden nicht ordnungsgemäß zurückgeordnet. Berechtigungen für den Zugriff auf die Spenderakten können nur durch Vergabe physikalischer Schlüssel für die Archivräume erfolgen, eine Vorsorge gegen den Verlust von Spenderakten ist nur in der Theorie möglich – wer fotokopiert schon zehntausende von Akten?

Die Vorteile der elektronischen Spenderakte

Die elektronische Spenderakte SIC/TINCA® vereint die Vorteile der lückenlosen Dokumentation der Spender und deren Blutspenden in Spenderakten mit den Vorteilen der elektronischen Datenhaltung.

Papierhafte Dokumente wie Einwilligungserklärungen oder Selbstauskünfte der Spender werden gescannt und manuell verschlagwortet oder von Beleglesesystemen übernommen. Bereits digital vorliegende Daten wie Analyse(roh)daten, Emails und Officedokumente werden ohne Umweg über Drucken und Scannen am Ort der Erzeugung abgeholt, in das gewünschte Format wie beispielsweise PDF/A konvertiert und automatisch mit den Spenderdaten verschlagwortet. So werden Dokumente und Daten aus zahlreichen Quellen zusammengeführt und zentral abgelegt.

Die Anwenderoberfläche der elektronischen Spenderakte SIC/TINCA® ist nach den Empfehlungen für moderne MS-Windows-Programme entwickelt worden, deshalb finden sich auch ungeübte Anwender schnell im Programm zurecht.

Eine in die vorhandene IT- Infrastruktur eingebettete Berechtigungprüfung regelt den Zugriff auf die Spenderakten oder auf Teile der Spenderakten, auf die jetzt jederzeit, gezielt, kontrolliert und ortsunabhängig zugegriffen werden kann. Eine Datenbank hält die Suchbegriffe für das Finden von Dokumenten und Daten in der Spenderakte. Je nach momentanem Informationsbedarf werden die erforderlichen Unterlagen dynamisch zusammengestellt, beispielweise zu einer bestimmten Spende, zu einem einzelnen Spender oder aber auch zu bestimmten Belegtypen oder anderen Kriterien.

Die Ablage der elektronischen Spenderakten erfolgt in dafür geeigneten Speichersystemen, selbstverständlich vor unerlaubtem Zugriff durch Verschlüsselung geschützt und durch automatisches Backup gegen Verlust gesichert.

Und nicht zuletzt kann sich die Investition in die Einführung der elektronischen Spenderakte innerhalb weniger Monate amortisieren, nicht nur über den Entfall für die Kosten der Aufbewahrung der papiernen Spenderakten, sondern vor Allem über die Einsparung bei der Führung und dem Zugriff auf die Spenderakten.

Frühe oder späte Archivierung von Belegen

Es stehen grundsätzlich zwei Verfahren zur Auswahl, die im Zusammenhang mit einer Spende entstehenden Belege, seien es beispielsweise vom Spender unterzeichnete Erklärungen oder im Laborbetrieb anfallende Analyseresultate, zu verarbeiten. Bei der frühen Archivierung wird papierhaftes Beleggut am Ort der Entstehung sofort gescannt, und digital auflaufende Informationen werden unter Vermeidung von Medienbrüchen direkt übernommen. Bei der späten Archivierung werden alle Belege und Informationen zunächst ausschließlich in Papierform gesammelt und nach Abschluss des Prozesses am Scanner digitalisiert. Für das eine oder andere Verfahren gibt es gute Gründe, beide Verfahren können mit der Einführung der elektronische Spenderakte SIC/TINCA® beibehalten werden.

Übernahme des Papierarchives durch weiche Migration

In den seltensten Fällen ist es wirtschaftlich, komplette Papierarchive mit Spenderakten bei der Einführung der elektronischen Spenderakte zu scannen und zu digitalisieren, es sei denn, der Platz für die Lagerung der Spenderakten ist zu teuer, zu unsicher oder wird dringend anderweitig benötigt.

Hier hat sich das Verfahren der „weichen Migration“ sehr bewährt. Bei der weichen Migration wird beim Zugriff auf eine Spenderakte zunächst geprüft, ob sie noch in Papier vorhanden ist, wenn ja wird der aktuelle Geschäftsvorfall mit der Papier-Spenderakte wie üblich abgearbeitet, dann die Spenderakte jedoch nicht wieder zurücksortiert, sondern komplett gescannt, verschlagwortet und als elektronische Spenderakte bereitgestellt. Weitere Zugriffe erfolgen dann nur noch auf die elektronische Spenderakte.

So sind alle im Tagesgeschäft benötigten Spenderakten sukzessive elektronisch verfügbar, die nicht für den Zugriff benötigten Spenderakten verursachen keine zusätzlichen Kosten für unnötiges Scannen und Verschlagworten.

Im Überblick: