Spenderformularmanagement / Dokumentenlogistik /Dokumentenmanagement

Unser Spezialgebiet ist die automatische Datenerfassung. Diese ist eine interessante Möglichkeit für Unternehmen, die häufig mit der manuellen Erfassung von Formularen oder Belegen beschäftigt sind und Mitarbeiterpotential freisetzen oder einsparen möchten.

Gelesen werden Handschriften, Barcodes, Maschinenschriften und Ankreuzfelder. Des weiteren können verschiedene Formulartypen definiert und erkannt werden.

Gelesene Informationen werden automatisch validiert. Das heißt zum Beispiel, dass eine konkrete Definition eines gelesenen Wertes vorhanden sein kann. Soll ein Feld beispielsweise eine Temperatur zw. 35,0 und 42,0 Grad Celsius betragen, muss der automatisch gelesene Wert in diesem Bereich liegen. Liegt der Wert außerhalb dieses Bereichs, wird eine automatische Nachbearbeitung gestartet.

Beispiel Blutspendedienst:

Abgegebene Blutspenden werden mit einer Konservennummer in Form eines Barcodeaufklebers versehen. Parallel dazu wird eine Blutspenderkarte ausgefüllt, die unter anderem Daten wie Name, Konservennummer, Spendeort, Temperatur, HB-Wert, Blutdruck, Entnahmedauer usw. enthält. Nach der Ankunft im Blutspendedienst werden die Spenderkarten und dazugehörigen Fragebögen mittels Hochleistungsscannern eingescannt.

Anschließend werden die gescannten Dokumente durch eine Formularerkennungssoftware definiert und mit vordefinierten Validierungsregeln an eine Erkennungssoftware weitergegeben. Diese liest die gewünschten Informationen aus Handschrift, Barcode und Maschinenschrift.

Gelesene Daten, die nicht den Validierungsregeln entsprechen, werden automatisch an eine Editierungssoftware weitergegeben, mit welcher die Daten nachbearbeitet werden können. Hierzu sieht der User das Originalformular auf dem Bildschirm und kann die entsprechenden Daten editieren. Nach erfolgreicher Bearbeitung werden die ermittelten Daten der Formulare für das Einlesen in eine Datenbank, das Bild des Originalformulars zur Archivierung freigegeben. Für spätere Rückfragen kann problemlos das Originalformular auf dem Bildschirm angezeigt werden.

Scannen
Moderne Dokumentenscanner können bis zu vielen tausend Formularen/Belegen pro Tag scannen.

Erkennen
Gescannte Dokumente werden identifiziert und je nach Wunsch können handschriftliche Informationen, Barcodes, Maschinenschrift oder auch Ankreuzfelder automatisch gelesen bzw. ausgewertet werden.

Archivieren
Gescannte Dokumente können als Originalbild auf beliebige Medien wie z.B. Raidsysteme, CDs, MO-Disks, Jukeboxen oder modernste NAS-Systeme für den schnellen Zugriff archiviert werden. Der Einsatz von den gestzlichen Bestimmungen zur Langzeitarchivierung entsprechender, zertifizierer System, beonders auf dem medizinischen Markt, ist eine Grundvoraussetzung.